Bí mật ma trận quản trị thời gian của Eisenhower

Xin chào các bạn, mình là Trần Việt – Ước mơ của mình là trở thành một người truyền cảm hứng như thầy Lê Thẩm Dương. Ngày hôm nay, xin được chia sẻ cho các bạn những kinh nghiệm thực tế của mình xoay quanh việc áp dụng ma trận quản trị thời gian của cố tổng thống Mỹ EisenHower nhé.

Đầu tiên, chúng ta cần hiểu ma trận quản trị thời gian đã giúp Eisenhower đạt được những điều gì trong cuộc sống của chính ông nhé!

Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ
Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh Châu Âu
Hiệu trưởng đại học Columbia
Tư lệnh tối cao đầu tiên của Nato
Chơi Golf
Vẽ tranh sơn dầu

Vậy, làm như thế nào để vừa có thể đảm nhiệm nhiều vai trò quan trọng có ảnh hưởng đến cục diện thế giới, vừa có những thời gian dành cho bản thân? Làm như thế nào để ông có thể đạt năng suất cao như vậy trong mọi công việc. EisenHower tiết lộ bí quyết của ông chính là Quản trị thời gian xuất sắc.

Và thầy mình, TS Lê Thẩm Dương đã từng nói:”Quản trị thời gian là quản trị cuộc đời, Quản trị cuộc đời là Quản trị chính mình”

Và giờ, Trần Việt sẽ phân tích chi tiết Eisenhower Box – Hộp thời gian của vị tổng thống đa tài này nhé

Ma-trận-quản-trị-thời-gian-Eisenhower-Trần-Việt-Edu — Ma trận quản trị thời gian của Eisenhower

Nếu nhìn vào sơ đồ ở trên, các bạn sẽ thấy tính chất của một công việc được chia thành 2 tính chất sau:

Quan trọng: Là chỉ những việc có tính chất không thể bỏ qua, bắt buộc phải làm thì mới có thể tiến đến mục tiêu được
Khẩn cấp: Là ám chỉ những việc mang tính thời gian, phải làm ngay nếu không sẽ không thể làm được nữa.

Câu hỏi mà nhiều người đặt ra nhất đó chính là nếu nhìn trên ma trận quản trị thời gian, thì công việc như thế nào là chính yếu, ảnh hưởng đến thành công của một đời người nhiều nhất? Ví dụ của từng ô cụ thể là những công việc gì trong cuộc sống hàng ngày? Cách để tối ưu những công việc đó. Vậy, Trần Việt xin chia sẻ từng câu hỏi hóc búa trên như sau:

Công việc của những người thành công nhất, chiếm 60% những hoạt động của họ là những công việc quan trọng mà lại không khẩn cấp trong ma trận quản trị thời gian.

Đây chính là ám chỉ về những công việc giúp bạn đạt được mục tiêu của cuộc đời bạn. Đa phần mọi người sẽ nghĩ rằng cuộc đời quá dài, không làm hôm nay thì mai làm, đó chính là mấu chốt dẫn đến thất bại của họ.

Người thành công tập trung vào những việc không cần làm ngay nhưng lại cực kỳ quan trọng, những việc chưa nhìn thấy kết quả ngay nhưng lại ảnh hưởng lâu dài cả cuộc đời. Số công việc này chiếm 60% những công việc hàng ngày của họ. Hầu hết những người thất bại sẽ không làm những việc này bởi họ không đủ ý chí, tinh thần khởi nghiệp và kỷ luật bản thân để cam kết rằng sẽ làm dù bất kỳ điều gì xảy ra.

Cụ thể những việc quan trọng mà không khẩn cấp đối với Trần Việt là những việc mà cả cuộc đời mình lấy đó làm mục tiêu. Ví dụ

Ước mơ trở thành diễn giả thì phải học tập mỗi ngày
Ước mơ có một đội nhóm xuất sắc thì phải sẵn sàng hy sinh vì các bạn ý
Ước mơ trở thành một nhà đầu tư thì phải học tập về các lĩnh vực đầu tư và thực hành chúng.
Ước mơ có gia đình hạnh phúc thì phải dành thời gian cho gia đình
Ước mơ có sức khỏe thì phải tập luyện mỗi ngày dù không ai thúc ép

Những việc này không yêu cầu mình làm ngay, nhưng nếu mình không làm ngay thì mình không bao giờ đạt được chúng. Cách duy nhất là hành động có kỷ luật, tự tạo hạn thời gian hoàn thành và bền bỉ thực hiện chúng.

Lưu ý: Ngoài sự nghiệp, các bạn lưu ý gia đình và sức khỏe luôn là hai việc ưu tiên ngang hàng để đạt được hạnh phúc thực sự trong cuộc sống.

2. Những công việc Quan trọng mà lại khẩn cấp chiếm 20% thời lượng công việc của những người thành công trong ma trận quản trị thời gian.

Đối với Trần Việt, có thể nói những công việc này là những công việc phải làm ngay trước mắt để đem về lợi nhuận, thu nhập hàng tháng để nuôi sống gia đình và nuôi sống những ước mơ cả cuộc đời.

Nhưng việc quan trọng mà lại khẩn cấp là những việc ảnh hưởng đến bạn trong ngắn hạn, nhưng tầm ảnh hưởng lại rất lớn và bạn phải tự mình thực hiện. Lấy ví dụ:

Mình vẫn đang làm những công việc chuyên môn mà có thể chính bản thân không yêu thích để tích lũy kinh tế cho những ước mơ xa xôi hơn.
Mình vẫn phải làm, thực hiện nhiều công việc khác nhau vì nếu không thực hiện nó thì cuộc đời mình sẽ bị khủng hoảng.

Có gắng dành khoảng 20% cho những công việc này, tối ưu thời gian bằng một số kỹ thuật như hạn chót, tomato, phân loại, bàn giao, chia sẻ để khoảng thời gian này thấp nhất có thể.

3. Những công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp hoặc không khẩn cấp trong ma trận quản trị thời gian: 20% còn lại

Đó là những việc không giúp bạn hướng đến mục tiêu như ăn nhậu, ngủ nước, ngủ quá nhiều, xem điện thoại, ti vi, giải trí, trà chanh chém gió…. Nôm na là khi bạn lên bảng kế hoạch cho mục tiêu dài hạn hay ngắn hạn mà không có danh sách những việc này thì bạn nên loại bỏ nó, hoặc sử dụng nó ở mức độ tổng 20% còn lại. Ví dụ sinh hoạt tối thiểu không giúp bạn hoàn thành mục tiêu nhưng bạn vẫn phải tự mình làm.

Đối với loại công việc này, bạn có thể giao cho người khác hoặc loại bỏ nó. Nếu phải làm nó hãy làm ở mức độ nhanh nhất hoặc tối ưu nhất có thể.

VD: Chủ doanh nghiệp không nên làm những việc quá chi tiết như quét dọn văn phòng, đánh máy…. mà nên tập trung vào các việc mang tính chiến lược của công ty. Nếu có thể giao những việc lặt vặt cho người khác, để tập trung vào những việc thực sự quan trọng thì đó là một chủ doanh nghiệp thành công.

Note: Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người đánh giá làm những việc xấu để đạt được lợi nhuận, mục tiêu nhanh nhất có thể và nghĩ rằng đó là những việc quan trọng mà cần thiết phải làm. Nhận định sai lầm những việc quan trọng của cuộc đời dẫn đến kết cục cuộc đời khá buồn.

Những việc quan trọng là những việc làm cho bạn giàu có nhưng phải bền vững, giúp cho đồng nghiệp, cấp dưới, đối tác cùng thắc, giúp cho bạn phát triển bản thân mình trở nên tài giỏi hơn mỗi ngày.

Trên đây là những quan điểm của Trần Việt khi áp dụng ma trận quản trị thời gian của Eisenhower. Hy vọng có thể giúp ích được cho các bạn.