Hoạt động One-to-One trong BNI (dành cho thành viên lâu năm)

1. Tổng quan và quy trình One-to-One theo chuẩn BNI (quốc tế & Việt Nam)

Khái niệm One-to-One trong BNI: Hoạt động One-to-One (1-2-1) là cuộc gặp riêng giữa hai thành viên BNI nhằm xây dựng mối quan hệ sâu sắc và tạo điều kiện trao cơ hội kinh doanh cho nhau. Đây được xem là nền tảng cốt lõi giúp thành viên “cho và nhận” các cơ hội kinh doanh thông qua việc tìm hiểu kỹ về nhau​. Thực tế, các buổi họp chapter hàng tuần không đủ để các thành viên hiểu rõ năng lực và nhu cầu của nhau; 1-2-1 chính là cách duy nhất để xây dựng sự hiểu biết sâu sắc đó​. Mục tiêu cuối cùng của One-to-One là tăng cường mức độ tin cậy trong mối quan hệ, qua đó thúc đẩy nhiều giới thiệu kinh doanh (referrals) chất lượng theo triết lý VCP (Visibility – Credibility – Profitability) của BNI.

Quy trình thực hiện One-to-One theo chuẩn BNI: BNI trên toàn cầu áp dụng quy trình nhất quán cho hoạt động 1-2-1, và BNI Việt Nam cũng tuân thủ chặt chẽ quy trình này. Dưới đây là các bước chính trong một buổi One-to-One hiệu quả theo hướng dẫn chuẩn của BNI quốc tế (đã được BNI Việt Nam nội địa hóa):

• Bước 1 – Chuẩn bị trước buổi 1-2-1: Trước tiên, hãy xác định đối tác 1-2-1 phù hợp và lên lịch hẹn trước. BNI khuyến khích mỗi thành viên lên lịch khoảng 1-2 buổi 1-2-1 mỗi tuần để duy trì kết nối liên tục​. Đặc biệt, thành viên mới nên ưu tiên gặp 10 thành viên chủ chốt trong chapter (theo chương trình “Passport to Success” dành cho người mới) và cả những người thuộc nhóm ngành bổ trợ (cùng Contact Sphere/Power Team – tức là những người dễ có khách hàng giới thiệu cho bạn) trước tiên​. Đối với thành viên đã tham gia lâu, sau khi đã gặp các thành viên chủ chốt, cần tiếp tục lên lịch 1-2-1 lặp lại với tất cả các thành viên còn lại trong chapter nhằm đào sâu thêm mối quan hệ​. Trước mỗi buổi gặp, hãy dành thời gian chuẩn bị kỹ tài liệu: điền sẵn các biểu mẫu thông tin cần thiết (như Hồ sơ cá nhân, Bảng GAINS, Bảng kế hoạch nhóm kết nối (Contact Sphere) và Danh sách 10 khách hàng gần đây) và gửi trước cho đối tác nếu có thể​. Việc trao đổi thông tin trước giúp cả hai bên có sự chuẩn bị và định hướng rõ ràng cho buổi gặp. Theo kinh nghiệm tại BNI Việt Nam, trước 1-2-1 bạn nên chuẩn bị: (1) Bảng GAINS của mình và yêu cầu đối tác cũng chuẩn bị bảng GAINS của họ, (2) Tìm hiểu thông tin cá nhân và doanh nghiệp của đối tác (có thể xem thêm trên Facebook, Zalo, BNI Connect, v.v.) để hiểu sơ lược về họ, và (3) một tâm thế sẵn sàng lắng nghe và cho đi​. Việc chuẩn bị chu đáo giúp buổi 1-2-1 có khung rõ ràng và tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

• Bước 2 – Tiến hành buổi One-to-One: Khi gặp mặt, điều quan trọng nhất là cả hai bên tập trung xây dựng quan hệ. BNI khuyến nghị buổi 1-2-1 nên có tính cấu trúc nhưng cũng thân tình – tức là vừa theo một định dạng rõ ràng để đảm bảo trao đổi đủ thông tin, vừa giữ không khí cởi mở, gần gũi để tạo sự thoải mái​. Một công cụ chuẩn được sử dụng trong 1-2-1 là “GAINS Exchange” – trao đổi về Goals (Mục tiêu), Accomplishments (Thành tựu), Interests (Sở thích), Networks (Mạng lưới quan hệ) và Skills (Kỹ năng) của nhau​. Việc trao đổi bảng GAINS theo cấu trúc này giúp hai bên khám phá những thông tin giá trị nhất về nhau, từ hoài bão, thế mạnh cho đến mạng lưới và sở thích cá nhân​. Nhờ đó, các thành viên có thể tìm được điểm tương đồng hoặc cơ hội phối hợp, và đặc biệt là xác định cách thức để giúp đỡ nhau hiệu quả hơn. Khi thực hiện 1-2-1, hãy luôn áp dụng triết lý “Givers Gain – Cho trước, Nhận sau”: nếu bạn là người chủ động mời 1-2-1, hãy để đối tác làm trung tâm của buổi gặp – lắng nghe họ nhiều hơn, tìm hiểu nhu cầu của họ và nghĩ cách cho đi (giúp họ) trước, thay vì tập trung vào việc mình sẽ nhận được gì​. Ngược lại, nếu bạn được mời 1-2-1 bởi người khác, lúc đó bạn sẽ là trung tâm và nên chia sẻ để họ hiểu bạn hơn. (BNI nhấn mạnh rằng khi mọi người thấy bạn luôn sẵn sàng cho đi, các cơ hội sẽ tự nhiên đến – đúng với văn hóa “Cho là nhận” của tổ chức). Trong quá trình trao đổi, ngoài GAINS, thành viên lâu năm có thể chủ động đào sâu thông tin kinh doanh: ví dụ chia sẻ về 10 khách hàng tiêu biểu gần đây của mình (giúp đối tác hình dung rõ hơn chân dung khách hàng của bạn) hoặc tìm hiểu danh sách khách hàng/đối tác lý tưởng của người kia. Nên nhớ, mục tiêu chính của buổi 1-2-1 là huấn luyện “đội ngũ bán hàng” cho mình – tức là giúp đối tác hiểu rõ bạn cần loại khách hàng nào và làm thế nào để giới thiệu được khách cho bạn, đồng thời bạn cũng học điều tương tự để giúp họ​. Một cách hiệu quả để làm điều này là tham quan văn phòng hoặc cơ sở kinh doanh của nhau nếu có thể (BNI khuyến khích tổ chức 1-2-1 tại văn phòng của thành viên để trực quan hiểu về công việc của nhau)​. Trong suốt buổi gặp, hãy đảm bảo cả hai bên cùng thảo luận sôi nổi nhưng có trọng tâm, tránh sa đà quá nhiều vào chuyện ngoài lề mà quên mất mục đích chính.

Bạn có thể tải mẫu BNI Gains do mình thiết kế và tự chuẩn bị chu đáo cho bảng Gains của mình tại đây

• Bước 3 – Kết thúc và sau buổi 1-2-1: Trước khi kết thúc, hãy tóm tắt những điểm hiểu biết chính đạt được về đối phương và thống nhất một số cam kết hành động cụ thể. Theo hướng dẫn của BNI, mỗi buổi 1-2-1 nên kết thúc với ít nhất một cam kết – ví dụ: cam kết sẽ giới thiệu một khách hàng tiềm năng cho đối phương, hoặc lên lịch một buổi 1-2-1 tiếp theo để tìm hiểu sâu hơn, hoặc đơn giản là thực hiện một hành động nào đó giúp đối tác (như gửi thông tin, tài liệu)​. Mục đích là phải có bước tiếp theo rõ ràng sau mỗi cuộc gặp, nếu không buổi 1-2-1 đó chỉ dừng lại ở việc xã giao mà không tạo ra kết quả cụ thể​. Chẳng hạn, bạn có thể nói: “Tôi sẽ nghĩ về một người trong mạng lưới có thể giới thiệu cho anh và gửi anh thông tin liên hệ trong 2 ngày tới” – đó là một hành động cụ thể sau 1-2-1. Bên cạnh đó, hãy hẹn lịch 1-2-1 kế tiếp (nếu thấy cần) ngay trước khi rời buổi gặp, có thể là vài tuần hoặc vài tháng sau, thậm chí lần tới có thể hẹn tại văn phòng của người kia để đổi vai trò quan sát​. Sau buổi 1-2-1, việc theo dõi (follow-up) là rất quan trọng: gửi lời cảm ơn, thực hiện đúng các cam kết đã hứa và báo cho đối tác biết kết quả hành động của bạn. Ví dụ, nếu bạn hứa kết nối họ với một người, sau 2-3 ngày hãy chủ động cập nhật rằng bạn đã liên hệ người kia và sẽ sắp xếp cuộc gặp… Sự chủ động này giúp củng cố thêm uy tín và niềm tin giữa hai bên. Ngoài ra, đừng quên ghi nhận buổi 1-2-1 vào hệ thống (ứng dụng BNI Connect) như một phần hoạt động của mình – việc này vừa giúp bạn theo dõi tần suất 1-2-1, vừa được tính vào các chỉ số đánh giá trong chapter (KPI). BNI khuyến khích thành viên duy trì 1-2-1 liên tục, không coi đó là việc “một lần rồi thôi”​. Ngay cả khi đã gặp hết tất cả mọi người trong chapter, một thời gian sau bạn vẫn nên quay vòng gặp lại để cập nhật thông tin mới (ví dụ: mục tiêu kinh doanh có thể thay đổi mỗi năm, hoặc họ có dịch vụ mới). Đây là một quá trình lặp đi lặp lại giúp mối quan hệ kinh doanh ngày càng bền chặt.

Lưu ý: Quy trình trên áp dụng chung cho BNI toàn cầu và BNI Việt Nam. Về cơ bản, không có sự khác biệt đáng kể về mặt quy trình giữa BNI quốc tế và Việt Nam, vì tất cả đều tuân theo hướng dẫn từ BNI Global. Tại Việt Nam, cụm từ “dance 1-2-1” đôi khi được dùng một cách thân mật để chỉ việc hẹn gặp 1-2-1 (do ảnh hưởng từ khái niệm “dance card” trong BNI)​, nhưng nội dung và mục tiêu các buổi gặp hoàn toàn giống với chuẩn quốc tế. BNI Việt Nam cũng triển khai chương trình Passport to Success cho thành viên mới (yêu cầu gặp 1-2-1 với 10 người chủ chốt như Chủ tịch, PCT, TLK, thành viên xuất sắc…) tương tự như nhiều nước​ Các công cụ như GAINS profile, BNI Connect, BNI Business Builder… đều được BNI Việt Nam sử dụng đồng bộ theo BNI Global. Một điểm nhấn ở Việt Nam là hệ thống đánh giá KPI màu (đèn xanh, vàng, đỏ) để theo dõi mức độ tham gia của thành viên – trong đó “KPI xanh” thường đồng nghĩa với việc thành viên tích cực làm 1-2-1, mời khách, trao referral,… hoàn thành đúng yêu cầu​. Tuy cách gọi có thể khác, nhưng thực chất đây cũng là cách BNI khích lệ các thành viên tuân thủ đúng quy trình và duy trì tần suất 1-2-1 đều đặn. Nhìn chung, BNI Việt Nam triển khai 1-2-1 thống nhất với chuẩn mực toàn cầu, chỉ khác ở chỗ ngôn ngữ và văn hóa giao tiếp (ví dụ: văn hóa Việt Nam coi trọng việc gặp gỡ trực tiếp uống cà phê tạo quan hệ thân tình – điều này phù hợp với tinh thần xây dựng lòng tin của BNI). Điều cốt lõi là triết lý “Givers Gain” và quy trình 1-2-1 được hiểu và thực hiện đồng nhất ở cả BNI quốc tế và Việt Nam.

2. Phương pháp, kỹ thuật và công cụ tối ưu hiệu quả các buổi One-to-One

Để tối ưu hiệu quả của mỗi buổi 1-2-1, thành viên BNI (đặc biệt là người đã có kinh nghiệm) nên áp dụng các phương pháp và công cụ sau đây:

2.1 Các công cụ hỗ trợ quan trọng trong 1-2-1

BNI cung cấp nhiều biểu mẫu và công cụ nhằm giúp thành viên chuẩn hóa nội dung trao đổi trong một buổi One-to-One. Việc sử dụng những công cụ này sẽ đảm bảo buổi gặp có trọng tâm và tạo ra kết quả rõ ràng:

• Hồ sơ GAINS: Bảng thông tin tóm tắt về Mục tiêu, Thành tựu, Sở thích, Mạng lưới quan hệ và Kỹ năng của một thành viên. Đây là công cụ nền tảng cho mọi buổi 1-2-1, giúp hai bên thực hiện GAINS Exchange có cấu trúc. Việc trao đổi GAINS giúp nhận diện các cơ hội có thể hợp tác hoặc giới thiệu cho nhau một cách hiệu quả. (Ví dụ: Từ GAINS, bạn có thể phát hiện cả hai cùng hướng tới một nhóm khách hàng mục tiêu hoặc có chung mối quan tâm, từ đó dễ kết nối sâu hơn trên cơ sở đó.) BNI Việt Nam mô tả GAINS như “bộ hồ sơ chi tiết các thông tin về thành viên”, giúp người khác hiểu về cá nhân, doanh nghiệp và hoài bão của bạn, qua đó giúp bạn tiến gần hơn tới mục tiêu đã đặt ra​

Bạn có thể tải mẫu BNI Gains do mình thiết kế và tự chuẩn bị chu đáo cho bảng Gains của mình tại đây

Hoặc lấy Files mẫu về One to One của BNI tại đây.

• Member Bio Sheet (Hồ sơ thành viên): Mẫu lý lịch tóm tắt về thông tin doanh nghiệp và cá nhân của thành viên (tên doanh nghiệp, lĩnh vực, kinh nghiệm, các thông tin gia đình, sở thích cá nhân, v.v.). Bio Sheet giúp đối tác 1-2-1 nắm những thông tin cơ bản về bạn một cách nhanh chóng. Thành viên nên điền sẵn Bio và gửi trước cho người sẽ gặp, nhằm họ có cái nhìn tổng quan về bạn trước buổi 1-2-1​ (bniatl.com)

• Contact Sphere Worksheet (Bảng nhóm kết nối/ngành bổ trợ): Biểu mẫu liệt kê nhóm ngành hoặc loại hình công việc phụ trợ, tương hỗ với lĩnh vực của bạn. BNI thường chia các ngành kinh doanh trong chapter thành các Contact Sphere – nhóm các ngành có cùng tệp khách hàng và có thể tạo thành “Power Team” giới thiệu khách cho nhau. Bảng này giúp đối tác thấy bạn thuộc nhóm ngành nào, khách hàng của bạn thường cần thêm dịch vụ gì khác, qua đó họ có thể nghĩ đến kết nối từ mạng lưới của họ cho bạn (và ngược lại). Công cụ này rất hữu ích để hai bên xác định điểm giao nhau giữa mạng lưới quan hệ của mỗi người.

• Previous 10 Customers (Danh sách 10 khách hàng gần nhất): Danh sách ngắn về 5-10 khách hàng gần đây của bạn, gồm mô tả ngành nghề của họ. Mục đích: giúp đối tác hiểu rõ đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn là ai. Khi biết bạn đã phục vụ những ai, họ sẽ dễ hình dung hơn loại người mà bạn đang tìm kiếm, từ đó suy nghĩ xem trong mối quan hệ của họ có ai tương tự để giới thiệu cho bạn không. Chẳng hạn, nếu họ thấy trong 10 khách hàng của bạn có nhiều doanh nghiệp F&B, họ sẽ liên tưởng xem mình quen ai trong lĩnh vực đó để kết nối.

• BNI Meeting Planner (Kế hoạch buổi 1-2-1): Đây là một tài liệu hướng dẫn/nhắc việc giúp bạn tổ chức buổi One-to-One một cách hiệu quả. Planner thường liệt kê các bước cần làm (trước, trong, sau buổi gặp) và có chỗ để bạn ghi lại mục tiêu và cam kết sau mỗi buổi. Ví dụ, Planner của BNI gợi ý thành viên thỏa thuận một số mục tiêu chung ngay trong buổi 1-2-1, như: tìm cho nhau 1 referral ngắn hạn, 1 referral dài hạn, mời một khách đến chapter (từ top 3 contact sphere của đối phương), và lên lịch buổi kế tiếp​. Việc sử dụng Planner giúp nhớ thực hiện đủ các bước, đặc biệt là phần cam kết hành động và theo dõi.

 

Các công cụ trên có sẵn trong tài liệu của BNI (thường được cung cấp trong khóa Member Success Program hoặc trên BNI Business Builder). Thành viên nên in sẵn hoặc lưu bản mềm những biểu mẫu này. Khi lên lịch 1-2-1, hãy gửi trước cho đối tác các biểu mẫu đã điền của bạn (GAINS, Bio, Contact Sphere, v.v.) và yêu cầu họ cũng chuẩn bị tương tự​. Điều này giúp cả hai nắm thông tin nền tảng của nhau trước khi gặp, tiết kiệm thời gian và khiến buổi trao đổi đi thẳng vào trọng tâm. BNI khuyến nghị cập nhật các bảng thông tin này mỗi 3-6 tháng một lần để phản ánh đúng tình hình hiện tại của bạn​ (bniatl.com)

2.2 Phương pháp và kỹ thuật nâng cao hiệu quả One-to-One

Bên cạnh công cụ, việc áp dụng đúng phương pháp và kỹ thuật sẽ quyết định chất lượng của buổi 1-2-1. Dưới đây là một số bí quyết quan trọng (được đúc kết từ hướng dẫn chính thức của BNI và kinh nghiệm của các thành viên thành công) nhằm tối đa hóa hiệu quả mỗi cuộc gặp:

• (1) Lên lịch 1-2-1 càng sớm càng tốt và đều đặn: Ngay khi tham gia chapter hoặc có thành viên mới, hãy chủ động sắp xếp buổi 1-2-1 đầu tiên với họ càng sớm càng tốt​. Đối với chapter ổn định, nên duy trì nhịp độ ít nhất 1 buổi 1-2-1 mỗi tuần (có thể là 1-2 buổi/tuần đối với thành viên tích cực)​. Việc gặp gỡ riêng từng người sẽ giúp bạn bao phủ toàn bộ chapter và không bỏ lỡ cơ hội tìm hiểu bất kỳ ai. Đối với thành viên lâu năm, đừng ngại gặp lại những người đã từng 1-2-1 trước đó – luôn có điều mới để chia sẻ sau một khoảng thời gian (ví dụ: những dự án mới, khách hàng mới của mỗi bên). Tính liên tục và nhất quán sẽ tạo nên hiệu ứng tích lũy, làm mối quan hệ ngày càng khăng khít.

• (2) Kết hợp tính cấu trúc và tính thân tình: Một buổi 1-2-1 hiệu quả cần có định hướng rõ ràng (để đạt mục tiêu trao đổi thông tin cần thiết) nhưng đồng thời phải thoải mái, thân mật để hai bên mở lòng chia sẻ. Hãy bắt đầu bằng những câu chuyện xã giao nhẹ nhàng để tạo sự kết nối (chẳng hạn hỏi thăm về sở thích, gia đình – những điều có thể biết trước từ hồ sơ), sau đó chuyển vào phần nội dung chính có cấu trúc như trao đổi GAINS. Khi thực hiện GAINS, có thể linh hoạt đào sâu hơn vào điểm nào đó thú vị thay vì máy móc đi hết 5 mục, miễn là cả hai hiểu rõ nhau hơn. Không khí cởi mở sẽ giúp thông tin trao đổi chân thật và phong phú hơn, từ đó cơ hội kinh doanh tiềm năng cũng dễ lộ diện hơn​. Một mẹo nhỏ là có thể sắp xếp buổi 1-2-1 tại một quán café yên tĩnh hoặc trong không gian thoải mái thay vì quá trang trọng, nhằm khuyến khích tương tác thân thiện.

• (3) Áp dụng triết lý “Cho trước – Nhận sau”: Đây là nguyên tắc vàng trong mọi cuộc 1-2-1. Nếu bạn là người đề xuất cuộc gặp, hãy chuẩn bị tâm thế “mình sẽ giúp được gì cho đối tác?” thay vì “mình sẽ bán được gì/nhận được gì”. Đặt các câu hỏi để hiểu nhu cầu, mục tiêu của người kia và chủ động nghĩ cách giới thiệu cơ hội cho họ. Ví dụ, hỏi: “Khách hàng lý tưởng anh đang tìm là ai?” và sau đó tư duy kết nối tới người bạn quen biết phù hợp. BNI nhấn mạnh rằng: “Bạn mời ai đó 1-2-1 là để tìm cách trao referral cho họ, chứ không phải để nhận; hãy cho trước rồi sẽ nhận sau”​. Cách tiếp cận hào phóng này giúp bạn xây dựng được uy tín cá nhân rất lớn. Ngược lại, nếu bạn được người khác mời 1-2-1, hãy cởi mở chia sẻ thông tin để họ có thể giúp bạn. Và dù trong trường hợp nào, luôn ghi nhớ mục tiêu đôi bên là hỗ trợ lẫn nhau cùng phát triển. Thực tế, khi bạn chân thành giúp người khác đạt được điều họ cần, họ cũng sẽ nỗ lực tìm cơ hội cho bạn – đúng như văn hóa “Givers Gain” mà Dr. Ivan Misner truyền bá.

• (4) Sử dụng khung trao đổi GAINS để tìm “điểm chạm” chung: GAINS Exchange là kỹ thuật then chốt giúp cuộc trò chuyện 1-2-1 đi đúng hướng mà vẫn tạo hứng thú. Hãy lần lượt trao đổi về Mục tiêu (ngắn hạn, dài hạn của mỗi người), Thành tựu (những dự án, thành công đáng tự hào), Sở thích (đam mê cá nhân), Mạng lưới quan hệ (các hiệp hội, tổ chức, cộng đồng bạn tham gia) và Kỹ năng (thế mạnh chuyên môn). Khi làm theo trình tự này, hai bên sẽ hiểu toàn diện về nhau cả trên phương diện công việc lẫn cá nhân​. Điều kỳ diệu là thường bạn sẽ khám phá ra điểm giao thoa thú vị – có thể chung sở thích thể thao, hoặc đã từng làm cùng ngành, hoặc có quen người nào đó giống nhau. Những “điểm chạm” này giúp kết nối hai người gần hơn ở mức độ cá nhân, làm nền tảng để tin tưởng nhau hơn (ví dụ: biết đối tác cũng thích chạy marathon, bạn có thêm câu chuyện gắn kết và cảm giác thân quen). Bên cạnh đó, thông tin GAINS còn gợi mở cơ hội referral: biết được thành tựu và kỹ năng của đối phương, bạn có thể nghĩ ra khách hàng nào đó của mình đang cần đúng dịch vụ/giải pháp như họ cung cấp. GAINS hoạt động như một chiếc “la bàn” định hướng cuộc trò chuyện luôn xoay quanh mục tiêu tìm cách kết nối kinh doanh cho nhau. (Lưu ý: thành viên nên mang theo bản in GAINS của mình để trao cho đối tác, đồng thời nhận GAINS của họ, nhờ vậy cả hai có tài liệu tham chiếu và ghi chú ngay trong buổi gặp).

• (5) Đề ra cam kết hành động cụ thể sau mỗi buổi: Một buổi 1-2-1 chỉ thật sự hiệu quả khi nó dẫn đến hành động tiếp nối. Vì vậy, trước khi kết thúc cuộc gặp, hai bên nên thảo luận và thống nhất ít nhất một hành động cụ thể mà mỗi người sẽ làm để hỗ trợ người kia​. Hành động đó có thể là: giới thiệu một khách hàng tiềm năng, mời đối tác đến tham dự sự kiện networking khác, gửi một bài viết/tài liệu hữu ích liên quan đến vấn đề của họ, hoặc đơn giản là hẹn gặp lại để trao đổi sâu hơn về một chủ đề. Việc cam kết hành động giúp biến những gì trao đổi thành kết quả thực tế. BNI gợi ý chiến lược “Two-Step”: ngay trong 1-2-1 hãy nghĩ ra một referral ngắn hạn (có thể giới thiệu gần như ngay lập tức) và một referral dài hạn (sẽ giới thiệu khi có cơ hội phù hợp trong tương lai) cho nhau​. Đồng thời, có thể cam kết mỗi người sẽ mời một khách mời thuộc nhóm ngành phù hợp để giúp đối phương mở rộng mạng lưới (ví dụ bạn hứa mời một người trong top 3 contact sphere của đối tác đến chapter mình)​. Ngoài ra, chốt luôn lịch 1-2-1 tiếp theo (có thể tại văn phòng của người kia, như đã đề cập) cũng là một cam kết quan trọng. Cam kết xong thì phải thực hiện đúng hẹn – đây là thước đo sự đáng tin cậy của bạn. Nếu bạn không thực hiện, uy tín sẽ giảm sút. Còn nếu bạn làm tốt, đối tác sẽ rất trân trọng và sẵn sàng đáp lại bằng những cơ hội cho bạn. Hãy nhớ câu hỏi BNI thường nêu: “Sau buổi 1-2-1 bạn thực sự đạt được gì hay chỉ đơn thuần là giao lưu?”​. Việc đề ra hành động sẽ đảm bảo bạn đạt được điều gì đó cụ thể.

• (6) Duy trì tần suất và sự liên tục: Đừng xem 1-2-1 là hoạt động một lần. Để xây quan hệ bền chặt, cần gặp gỡ định kỳ. BNI khuyên rằng sau khi đã làm 1 vòng 1-2-1 với tất cả thành viên, hãy tiếp tục xoay vòng – đặt mục tiêu mỗi thành viên trong chapter sẽ gặp lại bạn ít nhất 1 lần mỗi năm (hoặc vài tháng một lần với những người thân thiết)​. Mỗi lần gặp lại, hai bên sẽ cập nhật cho nhau những thông tin mới và đào sâu độ tin cậy hơn nữa. Đặc biệt, với những thành viên thuộc nhóm Power Team của bạn (người cùng nhóm ngành bổ trợ, có nhiều khả năng trao referral), nên gặp thường xuyên hơn so với người ngoài nhóm. Bạn cũng có thể kết hợp 1-2-1 nhân dịp sự kiện BNI (ví dụ trước hoặc sau hội họp, hội thảo) để tiết kiệm thời gian. Một kỹ thuật hiệu quả được một số thành viên áp dụng là sắp xếp nhiều 1-2-1 liên tiếp cùng một địa điểm trong một ngày – ví dụ chọn một quán café, đặt lịch gặp 2-3 thành viên khác nhau tại đó cách nhau mỗi giờ. Cách này giúp bạn tối ưu thời gian và tạo thói quen duy trì 1-2-1 đều đặn (theo BNI Podcast, “hãy xếp nhiều buổi 1-2-1 vào cùng một ngày và địa điểm” như một mẹo để đảm bảo bạn thực hiện đủ số 1-2-1 hàng tuần​

• (7) Tập trung cao độ và ưu tiên cho buổi gặp: Trong lịch làm việc bận rộn, hãy dành cho buổi 1-2-1 một độ ưu tiên cao – coi nó quan trọng như cuộc hẹn với khách hàng lớn. Khi tham gia 1-2-1, tuyệt đối không phân tâm: chọn môi trường không bị cắt ngang, tắt thông báo điện thoại, và đến đúng giờ. Sự tập trung của bạn thể hiện sự tôn trọng đối tác và nghiêm túc với mối quan hệ này​. Ngoài ra, chuẩn bị tài liệu (hồ sơ, brochure, danh thiếp…) sẵn sàng để trao đổi khi cần. Ví dụ: mang theo vài mẫu sản phẩm, hoặc ảnh dự án tiêu biểu để minh họa sinh động khi giới thiệu về công việc của bạn. Việc chủ động minh họa như vậy giúp đối tác ghi nhớ bạn rõ hơn và dễ kể lại cho người khác (khi giới thiệu bạn). Tóm lại, hãy xem buổi 1-2-1 là một cuộc gặp chiến lược chứ không chỉ là buổi café thông thường – tập trung đầu tư vào nó sẽ đem lại lợi nhuận quan hệ xứng đáng.

Các kỹ thuật trên đây đều nhằm hướng đến mục tiêu chung: biến mỗi buổi gặp cá nhân thành một cơ hội đào tạo “đội ngũ marketing” cho nhau. Qua những cuộc trao đổi có cấu trúc, thân tình và hướng đến hành động như vậy, mỗi thành viên BNI dần dần xây dựng được một đội ngũ đồng đội hiểu rõ mình, tin tưởng mình và sẵn sàng giới thiệu khách hàng cho mình bất cứ khi nào có thể. Ngược lại, bạn cũng trở thành người “bán hàng” cho đồng đội một cách tự nhiên. Đây chính là cách mà nhiều doanh nhân BNI lâu năm duy trì dòng chảy referral ổn định, giúp tăng trưởng kinh doanh bền vững.

3. Chiến lược nâng cao chất lượng quan hệ và referral qua One-to-One (dành cho thành viên nhiều kinh nghiệm)

Đối với những thành viên đã tham gia BNI lâu năm, đã quen thuộc với các hoạt động kết nối, việc thực hiện 1-2-1 cần có chiến lược sâu hơn để tiếp tục nâng cao chất lượng mối quan hệ và gia tăng referral. Sau đây là một số chiến lược và kinh nghiệm hữu ích dành cho nhóm thành viên giàu kinh nghiệm này:

3.1 Đóng vai trò “mentor” – Dẫn dắt và hỗ trợ thành viên mới thông qua 1-2-1

Thành viên lâu năm trong BNI thường được xem như nguồn lực kinh nghiệm quý giá trong chapter. Một chiến lược đôi bên cùng có lợi là sử dụng các buổi 1-2-1 như cơ hội để mentor (cố vấn) và hỗ trợ các thành viên mới hoặc chưa nhiều kinh nghiệm. Thay vì chỉ tập trung vào lợi ích cho riêng mình, người kỳ cựu nên chủ động giúp đồng đội hiểu hơn về BNI (giải thích văn hóa, quy định, cách hoạt động hiệu quả) và giúp họ hoàn thành các mục tiêu của chapter​. Ví dụ, trong 1-2-1 với thành viên mới, bạn có thể hướng dẫn họ cách chuẩn bị bài giới thiệu 45 giây hiệu quả, chia sẻ kinh nghiệm mời khách đến họp, hoặc đơn giản là giải đáp những thắc mắc họ đang có. Vai trò “người cố vấn” này không chỉ giúp thành viên mới nhanh chóng hòa nhập và phát huy, mà còn củng cố vị thế của bạn như một leader trong nhóm – bạn xây dựng được lòng tin và sự kính trọng từ họ. Bên cạnh đó, khi hỗ trợ người khác đạt mục tiêu (như đạt chuẩn thành viên xanh trong KPI của chapter, hoặc mời được khách tham dự), bạn cũng gián tiếp nâng cao thành tích chung của chapter. Điều này cuối cùng lại có lợi cho bạn vì một chapter mạnh sẽ tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn. Như ông Phạm Tiến Dũng (Giám đốc BNI vùng và là thành viên lâu năm) chia sẻ, nếu bạn đã là thành viên kỳ cựu, hãy đặt mục tiêu “Mình giúp được gì cho đồng đội?” trong mỗi 1-2-1​– từ việc nhỏ như giải thích công cụ BNI, đến hỗ trợ họ hoàn thành một chỉ tiêu nào đó. Một câu nói tâm đắc của ông: “Ngay cả khi bạn thấy bạn không có gì để cho đi, thì bạn vẫn có điều gì đó để cho đi.”​. Thật vậy, kinh nghiệm và kiến thức của bạn chính là thứ quý giá có thể “cho đi” để đổi lấy niềm tin và sự gắn kết lâu dài.

3.2 Tập trung vào nhóm Power Team – Khai thác tối đa sức mạnh giới thiệu chéo

Đối với người đã tham gia lâu, bạn sẽ nhận ra không phải tất cả các mối quan hệ trong chapter đều đem lại lượng referral như nhau. Sẽ có một nhóm thành viên (thường là những người cùng Contact Sphere/Power Team với bạn) có khả năng giới thiệu khách hàng cho bạn nhiều nhất và ngược lại. Chiến lược ở đây là tập trung nâng tầm quan hệ với nhóm “đồng đội vàng” này thông qua 1-2-1 chuyên sâu. Hãy xác định những thành viên có cùng tệp khách hàng mục tiêu với bạn (vd: bạn làm thiết kế nội thất thì nhóm ngành bổ trợ có kiến trúc sư, xây dựng, môi giới BĐS…) và ưu tiên thời gian gặp gỡ thường xuyên hơn so với các ngành không liên quan. Trong các buổi 1-2-1 với họ, có thể đi sâu vào chiến lược “phát hiện cơ hội”: cùng thảo luận cách nhận biết nhu cầu khách hàng để giới thiệu cho nhau. (Ví dụ: bạn hướng dẫn chuyên gia BĐS nhận biết khi nào khách của họ cần nội thất, và họ hướng dẫn bạn dấu hiệu khách nội thất có nhu cầu mua nhà đầu tư). Việc hiểu rõ dịch vụ của nhau đến mức có thể bán hàng thay cho nhau là mục tiêu lý tưởng. BNI quốc tế khuyến nghị thành viên ưu tiên 1-2-1 với những ai trong chapter “có thể tự nhiên giới thiệu khách cho bạn” trước tiên​ – chính là nhóm Power Team này. Với người đã gắn bó lâu, có thể bạn đã gặp từng người rồi, nhưng hãy tiếp tục đào sâu hơn: cùng xây dựng danh sách mục tiêu khách hàng chung để săn đón, chia sẻ cho nhau những mối quan hệ quý ngoài BNI của mỗi người. Đây cũng là nhóm mà bạn có thể tổ chức các buổi 1-2-1 nhóm (group 1-2-1) thỉnh thoảng – ví dụ 3-4 người trong Power Team gặp nhau trao đổi chung về chiến lược kết nối kinh doanh. Chiến lược tập trung Power Team sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian: công sức bạn bỏ ra cho những người này sẽ mang lại tỷ suất referral cao hơn hẳn so với những mối quan hệ khác. Đồng thời, do làm việc cùng nhau lâu dài, nhóm này sẽ trở thành “đội bán hàng chủ lực” cho bạn ngoài thị trường.

3.3 Chia sẻ chuyên sâu các công cụ và kinh nghiệm BNI – Nâng tầm cả đội nhóm

Một cách để nâng cao chất lượng mối quan hệ là bạn trở thành người lan tỏa giá trị gia tăng cho đồng đội qua các buổi 1-2-1. Cụ thể, thành viên lâu năm nên chia sẻ những kinh nghiệm, kỹ thuật mà mình đã tích lũy trong BNI cho người khác. Điều này vừa giúp họ tiến bộ, vừa thắt chặt thêm sự gắn bó giữa bạn và họ. Ví dụ: bạn thành thạo việc dùng BNI Connect, BNI Business Builder, đọc báo cáo Traffic Lights/KPI – hãy tận tình hướng dẫn cho đối tác 1-2-1 nếu họ chưa rõ. Ông Phạm Tiến Dũng đề xuất các thành viên kỳ cựu nên tận dụng 1-2-1 để hướng dẫn đồng đội sử dụng các nền tảng công nghệ của BNI (như cách cập nhật hồ sơ trên BNI Connect, học online trên Business Builder, xem báo cáo chapter)​. Bạn cũng có thể chỉ cho họ cách đọc chỉ số KPI và kinh nghiệm để đạt được mức “đèn xanh” (Green) trong báo cáo thành viên​. Sự giúp đỡ này rất thiết thực vì nhiều người mới tham gia có thể chưa rành các công cụ đó. Bên cạnh công cụ, hãy chia sẻ câu chuyện thành công thực tế của bạn trong BNI: ví dụ kể về một referral giá trị mà bạn nhận được và bạn đã xây mối quan hệ đó ra sao. Khi bạn truyền cảm hứng bằng những minh chứng cụ thể, đồng đội sẽ học hỏi được và cũng cởi mở chia sẻ lại kinh nghiệm của họ. Kết quả là cả hai bên đều nắm rõ hơn điểm mạnh, câu chuyện của nhau, tạo tiền đề cho những cơ hội hợp tác sâu hơn. Việc bạn hào phóng chia sẻ hiểu biết còn xây dựng hình ảnh bạn như một chuyên gia đáng tin cậy trong mắt đồng đội. Họ sẽ nhớ tới bạn như người hiểu biết, và khả năng cao sẽ ưu tiên kết nối cơ hội cho bạn khi có dịp. Tóm lại, hãy biến mỗi buổi 1-2-1 thành một buổi trao đổi tri thức hai chiều – bạn cho đi kinh nghiệm và cũng học lại từ đối tác – cả hai cùng tiến bộ và gắn kết.

3.4 Củng cố sự hiểu biết của người khác về lĩnh vực và giá trị của bạn

Nghịch lý thường thấy: thành viên lâu năm thường khiêm tốn, ít nói về bản thân trong các cuộc gặp, vì họ quá quen với văn hóa “cho đi”. Tuy nhiên, đừng bỏ quên việc giúp đồng đội hiểu rõ về ngành nghề và giá trị kinh doanh của chính bạn. Có một sai lầm lớn của thành viên BNI là nghĩ “mình vào BNI không phải để bán hàng cho thành viên, nên 1-2-1 chỉ tập trung giúp họ chứ không nói về mình”​. Thực tế, bạn không bán hàng trực tiếp cho đồng đội, nhưng bạn cần bán mình – tức là làm cho họ hiểu thấu bạn là ai, bạn làm gì, và sản phẩm/dịch vụ của bạn đem lại lợi ích gì. Chỉ khi họ nắm rõ điều này, họ mới có thể đi giới thiệu cho người khác về bạn một cách hiệu quả. Vì vậy, trong các buổi 1-2-1, ngay cả với người bạn đã quen lâu, hãy chắc chắn rằng hồ sơ năng lực của bạn đã được cập nhật đầy đủ đến họ. Bạn có thể giới thiệu những sản phẩm/dịch vụ mới, những dự án tiêu biểu vừa hoàn thành, hoặc nhắc lại về đối tượng khách hàng mục tiêu mà bạn đang hướng tới (có thể thay đổi theo thời gian). Một cách tinh tế để “quảng bá” bản thân mà không mang tiếng “bán hàng” là mời đối tác 1-2-1 trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ của bạn nếu phù hợp. Ví dụ: nếu bạn kinh doanh sản phẩm tiêu dùng, có thể tặng họ dùng thử; nếu bạn làm trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, có thể mời họ một buổi trải nghiệm dịch vụ. Điều này vừa thắt chặt quan hệ (vì họ cảm nhận được sự quan tâm của bạn), vừa giúp họ hiểu sâu về giá trị bạn cung cấp. Họ sẽ dễ nhớ và kể lại trải nghiệm đó cho người khác – vô hình trung trở thành người quảng cáo cho bạn. Như lời khuyên: “Chúng ta không trực tiếp bán hàng cho nhau, nhưng cần để đồng đội biết rõ về sản phẩm dịch vụ của mình”​. Đặc biệt với thành viên mới hơn bạn, họ rất muốn biết bạn giỏi lĩnh vực gì, hãy chủ động chia sẻ thành tựu hoặc điểm mạnh độc đáo mà bạn có (ví dụ: bạn đã phục vụ 1000 khách hàng, hay bạn có chứng chỉ đặc biệt…). Việc củng cố hiểu biết này đảm bảo rằng trong mọi tình huống, đồng đội của bạn có đủ thông tin chính xác để giới thiệu bạn với khách hàng ngoài kia.

3.5 Chủ động định hướng và tìm kiếm những referral chất lượng cao

Khi mối quan hệ đã đủ thân và hiểu nhau (thường với các đồng đội lâu năm), bạn có thể mạnh dạn “đòi hỏi” referral một cách chuyên nghiệp. Điều này không có nghĩa là ép buộc, mà là chủ động định hướng đối tác giúp mình. Chiến lược ở đây: trong 1-2-1, hãy đưa ra thật cụ thể một vài khách hàng hoặc mối quan hệ mà bạn đang nhắm tới và hỏi xem đối tác có cách nào kết nối bạn với người đó không. Có một lời khuyên từ các thành viên kỳ cựu: “Hãy kêu gọi chính xác khách hàng mà bạn hướng tới và nhờ thành viên đó kết nối”​. Cụ thể, thay vì nói chung chung “Mình cần khách hàng ngành xây dựng”, hãy nói: “Anh có quen ai ở công ty XYZ (đang xây tòa nhà A) thì giới thiệu cho em với”. Sự rõ ràng này sẽ tăng khả năng thành công vì đối tác biết chính xác bạn cần gì. Nếu họ không quen đúng người đó, ít nhất nó kích thích họ nghĩ xem trong mạng lưới của mình có ai tương tự để giới thiệu cho bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đề xuất những cơ hội gián tiếp: ví dụ nhờ đối tác giới thiệu bạn với một người có ảnh hưởng (người nổi tiếng, chủ tịch hiệp hội…) chứ không hẳn khách hàng cuối, với mục tiêu mở rộng mạng lưới cao cấp. Một điểm nữa: hãy đề xuất luôn kế hoạch cho lần 1-2-1 tiếp theo với một chủ đề cụ thể hướng đến referral. Ví dụ: “Tháng sau chúng ta gặp lại, anh giúp em brainstorming danh sách 5 công ty trong ngành bất động sản mà anh có thể mở cửa cho em” – một đề xuất rất cụ thể. Điều này tạo động lực cho đối tác suy nghĩ chuẩn bị trước, và bản thân bạn cũng thể hiện sự nghiêm túc theo đuổi cơ hội. Khi đã ở mức quan hệ sâu, đừng ngại yêu cầu – bởi đồng đội hiểu và tin bạn sẽ sẵn sàng giúp nếu có thể. Trong BNI, thành viên lâu năm thường nói: “Hãy hỏi để được nhận”. Tất nhiên, bạn cũng phải ở trạng thái cho đi tương xứng, luôn sẵn lòng làm “bàn đạp” cho người khác, thì việc bạn đề nghị họ hỗ trợ sẽ được đón nhận tích cực. Một lưu ý khi tìm referral chất lượng cao: những thương vụ lớn thường cần nhiều “điểm chạm” – nghĩa là có thể sau lần giới thiệu đầu tiên chưa chốt được ngay, hãy tạo thêm cơ hội tương tác. Bạn có thể cùng đồng đội phối hợp gặp gỡ khách hàng (tham gia như một người tư vấn phụ, v.v.), hoặc mời cả khách hàng và đồng đội kia đi ăn, đi sự kiện… Mỗi lần như vậy là một lần bạn đang “bán hàng mềm” thông qua kết nối cá nhân​. Thành viên nhiều kinh nghiệm hiểu rằng referral không chỉ đến từ trong chapter, mà từ bất cứ đâu trong mạng lưới mở rộng. Vì vậy, họ cũng tận dụng 1-2-1 với thành viên khác chapter, khác vùng (trong nước và quốc tế) để khai thác cơ hội mới. Nếu bạn là người tích cực, hãy tham gia các sự kiện BNI toàn cầu (Global Networking Week, Hội ngộ đỉnh cao…) và chủ động 1-2-1 chéo với những doanh nhân phù hợp. Đây là chiến lược mở rộng referral ra ngoài phạm vi chapter của bạn, rất đáng để thử khi bạn đã có nền tảng networking vững chắc.

Tóm lại, thành viên BNI lâu năm có thể “nâng cấp” các buổi 1-2-1 từ chỗ chỉ để làm quen sang thành những buổi hợp tác chiến lược. Bằng cách đóng vai trò mentor, tập trung vào nhóm đem lại nhiều business, chia sẻ giá trị và chủ động định hướng referral, bạn sẽ duy trì được sự tươi mới và hiệu quả cao trong networking của mình. Những mối quan hệ đã cũ sẽ không bị nhàm chán mà trái lại càng bền chặt và sinh lợi hơn theo thời gian.

.